Adatfeldolgozási feltételek

1. Felek, tárgy és időtartam

Adatfeldolgozó a fenti szolgáltató; adatkezelő az adott oktatási intézmény vagy a ténylegesen illetékes szervezet. A szerződésben rögzítendő az adatkezelő neve, címe, képviselője és adatvédelmi kapcsolata, az engedélyezett tanári fiókok, a szolgáltatás időtartama és a lezárás rendje.

A feldolgozás tárgya a dolgozatok előállítása, digitalizálása, tárolása, rendszerezése, keresése, exportja és törlése, a megjelenítéshez szükséges rövid idejű privát gyorsítótárazás és az üzemeltetői működéshez szükséges összesített számlálók előállítása; külön engedély esetén a tanár által indított AI-kimutatás. Műveletek: átvétel, rögzítés, képfeldolgozás, rendezés, tárolás, megjelenítés, továbbítás a jóváhagyott szolgáltatóknak, visszaadás és törlés. Érintettek: tanulók és pedagógusok. Adatok: nevek, intézményi csoportok, tanévek, belső azonosítók, dolgozatok, válaszok, pontszámok, értékelések, képek és kapcsolódó nyilvántartások. Különleges adatok célzott kezelése nem része a szolgáltatásnak.

2. Dokumentált utasítás és titoktartás

Az adatfeldolgozó kizárólag az adatkezelő dokumentált utasításai szerint jár el, ideértve a jóváhagyott felhasználói műveleteket és harmadik országba történő továbbítást. A célokról és a tanulói adatok jogalapjáról az adatkezelő dönt. Az adatfeldolgozó jelzi, ha megítélése szerint egy utasítás sérti az adatvédelmi szabályokat. Jogszabály által előírt eltérő feldolgozásról előzetesen tájékoztatja az adatkezelőt, kivéve, ha ezt a jogszabály tiltja.

A személyes adatokhoz csak a feladatukhoz szükséges körben hozzáférő, megfelelő titoktartási kötelezettség alatt álló személyek férhetnek hozzá. Saját reklám, értékesítés vagy általános modelltréning nem megengedett feldolgozási cél.

3. Biztonság és további adatfeldolgozók

A jelenlegi technikai védelem része a HTTPS, a tanári archívumok elkülönítése, a jogosultságellenőrzés, a CSRF-védelem, a Google-frissítési token titkosítása, valamint a fájltípus- és méretellenőrzés. A tanár a saját Google-fiókját és exportjait védi. A szolgáltató az intézménnyel rögzíti a kockázathoz igazodó további szervezési intézkedéseket, a helyreállítás és a biztonsági másolatok rendjét.

A kiszolgálást és a privát nyilvántartási tárolást a Vercel biztosítja. További adatfeldolgozók: Supabase (adatbázis, EU-régió), Cloudflare Inc. (R2 köztes tárolás, Workers/Queues, közös szerkesztés), Hetzner Online GmbH (tartós fájltár, Németország/Finnország), a tanár saját Google Drive-ja (a tanár saját Google-fiókjához kötött tárolás), Vercel AI Gateway és az ott kiválasztott modellszolgáltató (jelenleg Anthropic) az AI-funkciókhoz, valamint az e-mail-küldést végző SMTP-szolgáltató, amelynek nevét az adatkezelő kérésre megadja. Külső kód a GeoGebra-ablakban (GeoGebra GmbH) és a történelmi térképcsempéknél (OpenHistoricalMap) fut, valamint a tanár által a táblán megnyitott külső weboldalak (pl. YouTube) töltődnek be közvetlenül a szolgáltatótól; ezek tanulói adatot nem kapnak, csak a böngésző technikai adatait (IP-cím) és a saját sütijeiket. Ezek a szolgáltatók a saját feltételeik szerint önálló adatkezelők, nem a szolgáltató adatfeldolgozói. A saját Drive használatára az intézmény/felhasználó és a Google közötti jogviszony is vonatkozik. Az opcionális AI további közreműködője a Vercel AI Gateway és az új elemzéseknél az Anthropic (Claude Haiku 5.5); korábbi Google-modelles elemzéseknél a Google. Az AI-funkciók (dolgozatelemzés, AI-asszisztens, óraterv-, feladat- és csoportmunka-generálás, differenciálás, AI ügyfélszolgálati válasz) csak a tanár indítására, a feladathoz szükséges adatokkal futnak; az adatokat a szolgáltatók modelltanításra nem használhatják. A szerződésben a konkrét szolgáltatókat, feladatokat, adatkezelési helyeket és továbbítási garanciákat rögzíteni kell; az AI csak megfelelő külön utasítással aktiválható.

A forrásképek, PDF-ek és előnézeteik gyorsítótára az alkalmazáskiszolgáló memóriájában, titkosítva és korlátos mérettel működik; nem vezet be új objektumtárat vagy nyilvános CDN-t. A tartalom újrahasználati határideje legfeljebb 60 másodperc, de a lejárt memóriamásolat tényleges felszabadítása későbbi gyorsítótárműveletkor vagy a folyamat megszűnésekor történhet. A jogosultság és a Drive-forrás állapota minden gyorsítótárból kiszolgált tartalom előtt ellenőrzendő. Az összesített statisztika nem biztosít az üzemeltetőnek önálló diák- vagy dolgozattartalom-böngészést, és nem használható tanulói profilalkotásra.

További adatfeldolgozó bevonása előzetes külön vagy általános írásbeli felhatalmazást igényel. Általános felhatalmazás esetén változás előtt értesítés és érdemi tiltakozási lehetőség szükséges. A további adatfeldolgozóra azonos adatvédelmi kötelezettségeket kell alkalmazni; az első adatfeldolgozó felelőssége megmarad. EGT-n kívüli továbbítás kizárólag dokumentált, alkalmazható GDPR V. fejezet szerinti feltételekkel történhet. Egy tájékoztatóban szereplő szolgáltatónév önmagában nem pótolja a megállapodást vagy a továbbítás jogalapját.

Külön csatlakoztatható előnézeti tároló

A Supabase a Frankfurt (EU) régióban elhelyezett privát adatbázisban titkosított kisméretű dolgozatelőnézeteket tárolhat. Az eredeti dolgozat a saját Drive-on marad. Az előnézet a feldolgozás és tanári párosítás gyorsítására használható, legfeljebb 24 órás újrahasználati határidővel. A tanári jogosultság és a Drive-forrás aktuális tulajdonosi, törlési és változási állapota kiszolgálás előtt ellenőrzött. A lejárt rekordok fizikai takarítása a következő gyorsítótári íráskor vagy külön karbantartáskor történik; a szolgáltatói mentések külön megőrzési rend alá tartozhatnak.

Ez a tároló külön konfiguráció nélkül nem kapcsolódik az alkalmazáshoz. Bevezetéséhez a Supabase további adatfeldolgozóként történő bevonását és a megállapodásokat is rendezni kell; az előnézetek személyesadat-jellege titkosítás mellett is megmarad.

Diákhozzáférés és osztályzatok

A tanár által rögzített érdemjegyek, dolgozatsúlyozások és a közös név- és jegyfelismerés ellenőrizendő javaslatai az archívum részei. A tanári meghívás és a diák ellenőrzött Google-belépése kapcsolja össze a központi diákfiókot a tanári nyilvántartással. A diák csak a saját dolgozatadatait, jegyeit és elfogadott beolvasott oldalait érheti el; a kapcsolat visszavonható. A meghívás az intézmény által engedélyezett hozzáférési művelet, nem pótolja a tanulói adatkezeléshez szükséges intézményi utasítást és tájékoztatást.

4. Kérelmek, incidensek és ellenőrzés

Az adatfeldolgozó a feldolgozás jellegére figyelemmel megfelelő technikai és szervezési intézkedésekkel segíti az adatkezelőt az érintetti kérelmek, a biztonsági kötelezettségek, az adatvédelmi hatásvizsgálat és az előzetes konzultáció teljesítésében. A tanulói kérelmek érdeméről az adatkezelő dönt; az adatfeldolgozó a hozzá érkező kérelmet a kijelölt kapcsolatra továbbítja.

Az adatfeldolgozó a tudomására jutott személyesadat-incidensről indokolatlan késedelem nélkül értesíti az adatkezelőt, és fokozatosan átadja az elérhető tényeket, érintett adatköröket, várható következményeket, intézkedéseket és kapcsolati adatokat. A hatósági bejelentésről és az érintettek tájékoztatásáról az adatkezelő dönt; az adatfeldolgozó nem vár egy általános 72 órás határidő lejártáig az értesítéssel.

Az adatfeldolgozó rendelkezésre bocsátja a megfelelés igazolásához szükséges információkat, lehetővé teszi és segíti az adatkezelő vagy megbízott ellenőrének ellenőrzését. Az ellenőrzés során más felhasználók adatait és a biztonsági titkokat megfelelően védeni kell.

5. Visszaadás és törlés

A szolgáltatás lezárásakor az adatkezelő választása szerint az adatfeldolgozó visszaadja vagy törli a személyes adatokat, és törli az ellenőrzése alatt lévő másolatokat, kivéve a jogszabály által előírt megőrzést, amelyről tájékoztatást ad. A végrehajtás határidejét és igazolását a megállapodás rögzíti.

A törlési utasítás a szolgáltató ellenőrzése alatt lévő gyorsítótári másolatokra is kiterjed. Az alkalmazáson belüli törlés érvényteleníti az érintett folyamat másolatait; más kiszolgálófolyamat csak új jogosultsági és Drive-forrásellenőrzés után szolgálhat ki tartalmat. A rövid újrahasználati határidő nem helyettesíti a tartós adatok dokumentált törlését és nem jelent minden memóriapéldány azonnali fizikai törlésére tett ígéretet.

A tanári Drive-on lévő fájlokat, a Google kukáját és az intézményhez letöltött exportokat a tényleges ellenőrzés és a dokumentált utasítás szerint kell kezelni. A hozzáférési kód visszavonása nem jelent adattörlést. Az intézménynek a megőrzési határidő lejártára és a biztonsági másolatokra is eljárást kell kialakítania.

6. Előfizetés és fizetési szolgáltató

A fizetős csomagokat a tanár (vagy intézményi megrendelésnél az intézmény) mint szerződő fél vásárolja meg. A fizetési és számlázási adatokat (Stripe Payments Europe Ltd. önálló adatkezelőként, KBOSS.hu Kft. – Számlázz.hu adatfeldolgozóként) a tanulói adatoktól elkülönítve kezeljük; a számlára és a fizetési szolgáltatóhoz tanulói adat nem kerül. Fizetési vagy számlázási szolgáltatóhoz nem továbbítható dolgozattartalom, diáknév, csoportnév vagy Google-token. A fizetési szolgáltató önálló adatkezelői vagy adatfeldolgozói szerepét a tényleges szerződés és feladat alapján külön kell rögzíteni; a fizetési szolgáltató neve nem jelent intézményi engedélyt tanulói tartalom továbbítására.

Cloudflare R2 köztes tárolás és háttérfeldolgozás

A bekapcsolt R2-feltöltés eredeti dokumentumait és a szükséges feldolgozási változatokat a Cloudflare Inc. privát R2 tárhelye átmenetileg kezeli. A Cloudflare Workers és Queues az átvételt, a háttérmunkák indítását és a tanár saját Google Drive-jára történő másolást támogatja. A feladatsorok dokumentumtartalom helyett műveleti azonosítókat visznek át. A tanári hozzáférés ellenőrzése az R2-ben tárolt példányokra is vonatkozik.

A visszaigazolt dokumentum a Drive-mentés előtt is feldolgozható. A még nem szinkronizált egyetlen eredeti példányt nem töröljük automatikusan 24 óra után: tartós Drive-hibánál megőrizzük, és értesítjük a tanárt. Az ellenőrzött Drive-másolat létrejötte és a függő feldolgozás vége után az átmeneti példány takarítható. A nyomtatási cache a kapcsolódó feladattal együtt törölhető; az alkalmazásbeli dokumentum- és csoporttörlés az érintett köztes példányokra is kiterjed. A regionális tárolási garancia a ténylegesen bekötött bucket joghatósági beállításától függ, az európai helyjelzés önmagában nem garancia.

Az R2-tárolás nem helyettesíti az intézményi adatkezelési utasítást, és nem engedélyez automatikus AI-továbbítást. A fizetős AI-feldolgozás a külön tanári engedélyt, indítást és AI-költségkeretet követi.